Penataan dan Penguatan Kelembagaan

Penataan institusi adalah suatu penataan hubungan antara unit-unit yang mengatur cara unit-unit ini apakah dapat bekerja sama dan atau berkompetisi. Umumnya definisi lembaga mencakup konsep pola perilaku sosial yang sudah mengakar dan berlangsung terus menerus atau berulang.

Penataan  organisasi  dilakukan  oleh BKKBN antara lain dengan melakukan evaluasi terhadap organisasi BKKBN, yang dilakukan secara komprehensif sesuai dengan tahapan dalam konteks penataan organisasi. Untuk menuju arah yang diinginkan BKKBN, maka konsep penataan organisasi BKKBN mengadopsi pendekatan organisasi berbasis customer. Organisasi modern bertumpu pada efisiensi dan efektivitas, sehingga setiap kotak struktur akan berfokus pada fungsi production, marketing, sales, dan aftersales untuk menggerakkan  pemangku kepentingan dan mitra kerja.

Masing-masing fungsi produksi, fungsi pemasaran, fungsi penjualan dan fungsi pasca penjualan diharapkan dapat saling mendukung dalam menerapkan strategi untuk mencapai sasaran melalui penggerakan. Pembagian fungsi, dan kewenangan unit organisasi secara jelas dan tegas akan mempermudah SDM BKKBN dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya. Selain itu juga akan mudah menurunkannya dalam target-target kinerja serta dalam pengukurannya.

Pengukuran output kegiatan dengan menggunakan indikator kinerja utama (IKU) atau Key Performance Indicator (KPI) akan membantu untuk lebih fokus dan lebih responsif terhadap pelaksanaan desentralisasi. Adopsi pendekatan organisasi yang mengutamakan pelayanan pada pelanggan dimaksudkan untuk membantu memberikan visualisasi fungsi-fungsi dalam organisasi dan proses kerjanya.

Penggambaran ini akan lebih mudah untuk merumuskan atau mengembangkan model organisasi yang diinginkan. Upaya penguatan kelembagaan untuk menjawab tantangan strategis antara lain:

  1. Ditetapkannya Undang-Undang 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, memacu BKKBN untuk melakukan evaluasi kelembagaan guna menyesuaikan 10 kewenangan pemerintah di bidang Pengendalian Penduduk dan KB kedalam Tugas dan Fungsi BKKBN;
  2. Evaluasi analisis lingkungan strategis BKKBN dengan adanya pemekaran provinsi Kalimantan Utara berupa kajian Pembentukan Perwakilan BKKBN Provinsi Kalimantan Utara;
  3. Evaluasi Tugas dan fungsi Inspektorat di BKKBN;
  4. Telah dilakukan evaluasi yang menganalisis kemungkinan duplikasi fungsi kepada seluruh unit organisasi;
  5. Telah dilakukan evaluasi yang menganalisis satuan organisasi yang berbeda tujuan namun ditempatkan dalam satu kelompok kepada seluruh unit serta terhadap Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah. Berdasarkan hasil evaluasi, terdapat unit kerja yang berbeda tujuan namun ditempatkan dalam satu kelompok, contoh pada Biro Hukum dan Humas terdapat 3 bagian yang berbeda yaitu Bagian Hubungan Masyarakat, Bagian Hukum Peraturan Perundang-undangan dan Bagian Organisasi dan Tata Laksana;
  6. Telah dilakukan evaluasi yang menganalisis kemungkinan adanya pejabat yang melapor kepada lebih dari seorang atasan kepada seluruh unit organisasi. Evaluasi kelembagaan BKKBN secara internal. Survei kelembagaan BKKBN mengacu Permen PAN-RB Nomor 67 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah. Berdasarkan hasil evaluasi, terdapat unit kerja yang berbeda tujuan namun ditempatkan dalam satu kelompok, contoh pada Balai Diklat KKB melapor kepada Perwakilan BKKBN Provinsi dan Kepala Pusat Pelatihan dan Pengembangan KKB;
  7. Telah dilakukan evaluasi atas kesesuaian struktur organisasi dengan mandat kepada seluruh unit organisasi;
  8. BKKBN telah melakukan evaluasi organisasi untuk menganalisis kemungkinan tumpang tindih fungsi dengan instansi lain, terdapat unit kerja yang mempunyai fungsi tumpang tindih dengan Kementerian Dalam Negeri contohnya Pada Kementerian Dalam Negeri di Ditjen Adminduk terdapat Direktorat Penyerasian Kebijakan dan Perencanaan Kependudukan yang memiliki fungsi sama dengan Direktorat Perencanaan Pengendalian Penduduk;
  9. Perubahan Organisasi, hasil evaluasi telah ditindaklanjuti dengan mengajukan perubahan organisasi, dibuktikan dengan:
  • Surat Menteri PAN dan RB kepada Kepala BKKBN nomor: B/3610/M.PANRB/09/2014 tanggal 29 September 2014 perihal Rancangan Perubahan Peraturan Kepala BKKBN tentang Organisasi dan Tata Kerja BKKBN; dan
  • Ditetapkannya Peraturan Kepala BKKBN nomor: 273/PER/B4/2014 tentang Perubahan atas Perka BKKBN nomor 72/PER/B5/2011 tentang Organisasi dan tata Kerja BKKBN;
  • Usulan Perubahan Kepada Menpan Surat Nomor 1724/OT.402/B4/2015 tentang Permohonan Fasilitasi Restrukturisasi Kelembagaan BKKBN;
  • Permohonan Pembentukan Perwakilan BKKBN Kalimantan Utara dengan Surat 3048/OT.301/B4/2016 tanggal 16 Desember 2016 perihal usulan pembentukan Perwakilan BKKBN Kalimantan Utara;

Usulan Perubahan Kelembagaan Perwakilan Kepulauan Riau, Papua Barat dan Sulawesi Barat kepada Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan RB nomor 162/OT.301/B4/2017 Tanggal 16 Januari 2017 perihal Permohonan Usulan Penguatan Kelembagaan Perwakilan BKKBN Provinsi Kep. Riau, Papua Barat dan Sulawesi Barat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *